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検査日報5.5万ページを2ヶ月で電子化｜大阪・鉄鋼業様

上場企業グループ鉄鋼業様
お客さま 上場企業グループ鉄鋼業
対象文書 検査日報
数量 55,000ページ（段ボール45箱）
実施期間 2ヶ月
課題・背景
ISOの改定により、検査日報の保存年数が延長。蓄積された書類は段ボール45箱にのぼり、保管スペースに限界がきていたことから、紙のまま保管し続けることが物理的に困難な状況となっていました。
具体的に課題となっていた点は、以下の3点です。
・ISO改定に伴う保存年数の延長で、保管スペースが逼迫しており、早急な対応が必要だった
・検索性を高めるため検査番号ごとにPDFを作成・命名する必要があり、1万件超の処理を社内で行うには工数・期間ともに現実的でなかった
・ホッチキス留めや折れ・しわのある原稿が多数であり、スキャン前の前処理も含めて一括で対応できる外注先を探していた
決め手
お客さまがスキャニングサービスの宏和にご依頼いただいた決め手は3つありました。
■前処理から溶解処理まで、すべての工程を一括対応できたこと
　ホッチキス外し・折れ伸ばしなどの前処理からスキャニング、ファイル名入力、電子化後の溶解処理まで、まるっと依頼できた点が評価されました。
■1万件超の検査番号入力も代行できたこと
　検査番号ごとにPDFを作成する必要があり、約10,000件のファイル名入力作業も委託可能であったことが決め手となりました。
　社内対応との工数を比較した結果、外注の方が大幅にコスト・期間ともに優位であることをご確認いただきました。
■原本の溶解処理まで一任でき、廃棄リスクを解消できたこと
　電子化完了後の原本廃棄（溶解処理）まで宏和に一任できたことで、書類の処分にかかる手間を解消できた点も高く評価いただきました。
仕様
・原稿サイズ　：A3
・解像度　　　：300dpi
・ファイル単位：検査番号毎1PDF
・前処理作業　：ホッチキス外し、原稿折れ伸ばし作業
・オプション　：検査番号入力約10,000件
　　　　　　　　電子化完了後溶解処理（原本廃棄）
導入後の効果
■スケジュール通りに対応を完了
　逼迫していた保管スペースの確保と文書検索の効率化を2ヶ月で実現することができました。

■書類の検索時間が大幅に短縮
　検査番号ごとにPDFが整理されたことで、目的の書類をすぐに検索・閲覧できるようになりました。

■廃棄の手間も解消
　電子化完了後に原本の溶解処理まで行ったことで、廃棄の手間を省くことができました。
　今後継続的に発生する検査日報についても引き続きご依頼いただける予定で、他部署への展開も検討いただいています。
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