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「スキャニングを外注したいけれど、仕様をどう決めればいいかわからない」「解像度やファイル形式の違いが料金にどう影響するのか知りたい」——そんな疑問をお持ちの担当者の方へ向けて、スキャニング作業の仕様をわかりやすく解説します。

仕様を正しく理解しておくと、業者への依頼がスムーズになるだけでなく、無駄なコストを抑えながら必要な品質を確保できます。ぜひ発注前の参考にしてください。

解像度の選び方｜200・300・400dpiの違い

スキャニングの解像度は、仕上がりの画質と用途を左右する最も重要な仕様の一つです。一般的に200〜400dpiの範囲で選択します。

解像度	向いている書類・用途
200dpi	文字中心の一般文書、読めれば十分な書類
300dpi	図表入りの書類・図面・技術資料。弊社の電子化作業の約8割がこの解像度
400dpi	文字が細かい資料、A1→A3に縮小した図面、印刷時の出力状態を重視する場合

色調の種類と使い分け

スキャンの色調は以下の3種類から選択します。

• モノクロ：文字・線図中心の書類に適しています。ファイルサイズが最も小さくなります。
• グレースケール：写真や濃淡のある図版を含む書類に向いています。
• カラー：色情報を正確に保存したい場合に使用します。図面の色分けや写真付き資料など。

「モノクロで十分か、写真・グラフのみカラーにするか」といった部分カラー指定も可能です。書類の内容に合わせて指定することで、ファイルサイズと品質のバランスを取ることができます。

ファイル形式・ファイル単位の考え方

電子化後のファイル形式と、何をひとつのファイルにまとめるか（ファイル単位）は、後の業務効率に直結する重要な設定です。

ファイル形式

スキャニングで作成するファイルの95%以上はPDFです。ただし、用途によって以下のように使い分けることがあります。

• PDF：標準的な選択肢。閲覧・検索・印刷用途に幅広く対応
• TIFF：図面をCADソフトで開く際に下絵として使いたい場合など、高精度な画像データが必要なケース
• JPEG：写真やデザイン資料など、画像として扱いたい場合

ファイル単位

「何ページをひとつのPDFにまとめるか」は、後から書類を検索・参照する際の利便性に大きく影響します。主な単位は以下の通りです。

• 1冊1PDF：バインダーや冊子をまるごと1ファイルに。ページ数が多い場合に管理しやすい
• 1インデックス1PDF：章・項目ごとにファイルを分割。検索性が高まる
• 1件1PDF：契約書・図面・検査書類など、件単位で管理したい場合
• 1枚1PDF：ページ単位で管理が必要な場合

画像の向きとOCR処理の関係

スキャンした画像の向きには、主に以下の設定があります。

• ファイルに入っているとおりの向き（A4タテ・A3ヨコなど）：原稿の綴じ方向に合わせた自然な向き
• 正立（読める向き）：すべてのページを人が読める方向に揃える設定

なお、OCR処理（文字認識）を行う場合は「正立」にする必要があります。斜めや逆向きのままだと文字認識の精度が大幅に下がるため、OCRを使う予定がある場合は事前に指定しておきましょう。

オプション作業の種類

スキャニング本体に加えて、以下のオプション作業を組み合わせることができます。

オプション	内容・メリット
OCR処理	透明テキスト付きPDFを作成。PDF内でキーワード検索が可能になります
PDFしおり作成	章・項目ごとのしおり（ブックマーク）を設定。大量ページの閲覧性が向上します
Excelハイパーリンク作成	台帳ExcelからPDFへのリンクを設定。書類管理システムとの連携に便利です
溶解処理	電子化完了後の原本を証明書付きで機密溶解廃棄。保管スペースの解消と情報漏洩リスクの低減を同時に実現します

料金の決まり方｜仕様が価格に影響する

スキャニングの料金は「工数（手間）」によって変わります。同じ枚数・ページ数でも、仕様の組み合わせによって大きく金額が異なります。

下の表は「チューブファイル5cm分の書類」を例にした、価格が安くなるケース・高くなるケースの比較です。

価格が安くなる仕様	価格が高くなる仕様
A4サイズのみ	A4・A3・B4・B5・不定形サイズが混在
ホッチキス止め無し	ホッチキスやクリップが多い
1冊で1PDFファイル	数ページ1PDF・1章1PDFなどファイル数が多い
普通紙（コピー用紙）のみ	普通紙・青焼き・トレーシング・薄紙などが混在
ファイル名：番号のみ	ファイル名：書類に記載の内容（かな・漢字）を入力
モノクロスキャン	写真はカラーなど色指定あり
OCR処理無し	OCR処理あり

まとめ

スキャニングの仕様は、解像度・色調・ファイル形式・ファイル単位・オプション処理の組み合わせで決まります。それぞれが料金にも影響するため、用途と予算のバランスを考えながら設定することが大切です。

スキャニングサービス宏和では、仕様の選び方から丁寧にご相談に対応しています。「何をどう決めればいいかわからない」という段階でも、無料でお見積り・ご相談を承っていますので、お気軽にお問い合わせください。